Manual interno de políticas Movicentro

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y CONDICIONES DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales. De esta manera, el CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades comerciales o laborales, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar al CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocerla, actualizarla y rectificarla.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DE LA COPROPIEDAD: el CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ, fue sometido al régimen de propiedad horizontal previsto en la Ley 182 de 1.948 de la siguiente forma: La primera etapa de dicho Centro Comercial, mediante escritura pública número 820 de febrero 22 de 1.988, otorgada en la Notaría Quince (15) del Circulo de Medellín, registrada el 11 de mayo del mismo año, en el folio de matrícula inmobiliaria matriz número 001–496245 y en los folios de matrícula inmobiliaria del número 001–500201 al 001–500444, ambos extremos incluidos; que la anterior escritura fue aclarada mediante escritura pública número 2.071 del 30 de marzo de 1988 de la Notaría Quince del Circulo de Medellín. Que la Segunda etapa fue adicionada al Reglamento de Propiedad Horizontal mediante la escritura pública número 7.081 del 19 de octubre de 1988 de la misma Notaría Quince del Circulo de Medellín, registrada el 04 de noviembre del mismo año en el folio de matrícula inmobiliaria matriz 001-496246 y en los folios de matrícula inmobiliaria del número 001-518701 al 001-518754 ambos extremos incluidos.

Se realizó una modificación mediante escritura pública número 346 del 24 de febrero de 1992 de la Notaría Diecisiete (17) del Circulo de Medellín, registrada el 04 de marzo del mismo año en el folio de matrícula inmobiliaria número 001-500335. Que por último conforme la ley 675 de 2001, se reformó el reglamento de Propiedad Horizontal del CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ PROPIEDAD HORIZONTAL, a través de la escritura 2412 del 31 de agosto de 2007 radicación 2007-64774 notaria 6 de Medellín.

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: el CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 se encuentra ubicado en la carrera 43ª n19a-87 oficina 237 Medellín, Antioquia.
ENCARGADO: Juan Camilo Franco Cadavid C.C 1.037.570.469
CORREO ELECTRÓNICO: comunicaciones@movicentro.co
TELEFÓNO: (574) 2323798

MARCO LEGAL.
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional

ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos del CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 cuyo titular sea una persona natural.

CONTENIDO

I. Definiciones
II. Principios Rectores
III. Deberes de los Responsables del Tratamiento de datos personales
IV. Deberes de los Encargado del Tratamiento de datos personales
V. Derecho de los Titulares de datos personales
VI. Autorización de los Titulares
VII. Aviso de privacidad y Políticas de Tratamiento de datos personales
VIII. Procedimiento para Consultas y Reclamos
A) Procedimiento para hacer Consultas
B) Procedimiento para hacer Reclamos
IX. Condiciones de protección de base de datos
X. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos

I.DEFINICIONES

Conforme la ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, a continuación se relacionan definiciones para la correcta interpretación y entendimiento del Manual:

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Datos sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

II. PRINCIPIOS RECTORES.

El CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, sin perjuicio de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente politica, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgado sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Legalidad: Los Encargados y Responsables del tratamiento de los Datos Personales están sujetos a las disposiciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y 1377 de 2013 y el presente manual de Políticas adoptado para garantizar el debido proceso y el acceso a la información por los titulares de los datos personales.

III. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES

El CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 en ejercicio de sus actividades como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, debe cumplir con los siguientes deberes:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respetiva autorización otorgada por el titular
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
k) Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

IV. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES

JUAN CAMILO FRANCO CADAVID C.C 1.037.570.469 en calidad de director de comunicaciones y mercadeo asume como encargado del Tratamiento de Datos Personales, es decir, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento y en razón de ello tiene los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la informar la información las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
f) Adoptar un manual interno de política y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley, y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que no esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riegos en la administración de la información de los titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

V. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales, que son las personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento y tienen los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otro frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo en los siguientes casos de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; Datos de naturaleza pública; Casos de urgencia médica o sanitaria; Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
f)
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

VI. AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley 1581 de 2012, EL CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 ha obtenido autorización previa e informada del Titular y podrá ser objeto de consulta posterior por parte del Titular.
Al momento de solicitar al titular la autorización, EL CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 debe informar de manera clara y expresa lo siguiente:

a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo, el cual no será otro que el uso, manejo y administración de los datos personales, los cuales se conservará y se protegerá bajo condiciones estrictas de seguridad.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del tratamiento.

VII. AVISO DE PRIVACIDAD Y POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES

El aviso de privacidad, es una comunicación escrita generada por EL CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos EL CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 en su página web www.movicentro.com/habeasdata cuenta con el Aviso de Privacidad, el cual puede ser objeto de consulta. No obstante al momento de solicitar información del titular sobre los datos personales este aviso se le dará a conocer.

El Aviso de Privacidad deberá contener como mínimo la siguiente información:
1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento
2. El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo
3. Los derechos que le asisten como titular
4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

Nota: el CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 conservará el
modelo de Aviso de Privacidad en caso de ser requerido por el titular.

VIII. PROCEDIMENTO PARA CONSULTAR Y HACER RECLAMOS SOBRE LOS
DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales en ejercicio de sus derechos que le asisten pueden elevar consultas y hacer reclamos referentes a los datos personales que se tengan registrados en las bases de datos, para lo cual deben seguir el siguiente procedimiento, reseñado en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

A) Procedimiento para hacer Consultas
i) Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal de su titular que reposa en la base de datos. CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
ii) La consulta la elevará el titular o su causahabiente, por medio escrito dirigido a la Carrera 43 a n19a-87 oficina 237 Medellín, Antioquia, por la página web www.movicentro.co/habeasdata, correo electrónico comunicaciones@movicentro.co
iii) La Consulta será atendida por el CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta dentro el término, se le informará al interesado, expresando los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguiente al vencimiento del primer término.

B) Procedimientos para hacer Reclamos Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en la base de datos de EL CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar RECLAMO ante el Encargado o Responsable del Tratamiento, así:
El reclamo se formulará por solicitud escrita dirigida a el CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 Carrera 43 a n19a-87 oficina 237 Medellín, Antioquia, por la página web www.movicentro.co/habeasdata o el correo electrónico comunicaciones@movicentro.co
El reclamo contará con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, El CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas, si transcurrido los dos meses y no se ha subsano el reclamo, se entenderá desistido del reclamo.
Si el CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 es quien recibe el reclamo pero no es competente para resolverlo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles y le informará la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
EL CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 cuenta con 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro he dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular o su causahabiente también puede elevar queja o reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el requisito de procedibilidad, que consiste en presentar primero su reclamo ante EL CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0
La Superintendencia de Industria y Comercio a través de su delegatura para la Protección de Datos Personales ejercerá la vigilancia para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

IX. CONDICIONES DE PROTECCIÓN DE BASE DE DATOS

Como pilar importante objeto de tratamiento por parte de la ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013, en la medida en que ordenó que los Encargados y Responsable de los Datos Personales establezcan medidas de seguridad sobre los datos personales para su protección y conservación y evitar la adulteración, perdida, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento EL CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 ha implementado una política de seguridad conforme a su naturaleza jurídica dedicada a desarrollar actividades de artes gráficas, impresión en litografía, impresión digital, mercadeo relacional, diagramación, diseño, artes finales, publicidad empresarial, creación de logotipos, comercialización de servicios, corte de papel, venta de papeles de impresión y oficina, impresión, laser y fotocopiado, artículos de litografía.

X. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA
INFORMACION Y PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Dando cumplimiento a lo consagrado en el decreto 1377 de 2013 (artículo 13) EL CENTRO COMERCIAL AUTOMOTRIZ P.H NIT 800034335-0 se permite informar que la presente política de tratamiento de la información personal rige desde el 01 de agosto de 2016. A su vez nuestras bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o actividad específica.

Abogado Asesor: DAVID HERNÁNDEZ JARAMILLO T.P 209.125
www.davidhernandezasociados.com

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